Zarządzenie Nr 05-2012

Dyrektora Gimnazjum im. Feliksa Kikulskiego w Michalu

z dnia 30.11.2012r.

w sprawie wszczęcia postępowania w trybie  przetargu nieograniczonego na zakup oleju napędowego grzewczego do kotłowni olejowej w budynku Gimnazjum im. Feliksa Kikulskiego w Michalu w roku 2013.

 

 

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( Dz.U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).

 

§ 1

 Dyrektor Gimnazjum im. Feliksa Kikulskiego w Michalu wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na zadanie pod nazwą: „Zakup oleju napędowego grzewczego  do kotłowni olejowej w budynku Gimnazjum im. Feliksa Kikulskiego w Michalu w roku 2013.”

 

§ 2

 

Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powierzam komisji w składzie:

1.      Ułasiuk Ilona – przewodnicząca komisji przetargowej

2.      Langowska Jolanta – sekretarz komisji przetargowej

3.      Markuszewska Elżbieta – członek komisji przetargowej

 

§ 3

 Komisja Przetargowa zobowiązana jest do ścisłego przestrzegania zasad i warunków  określonych w dokumentacji przetargowej oraz w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych i aktów wykonawczych do tej ustawy.

 

§ 4

 Organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego określa Regulamin pracy komisji przetargowej, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 

 

§ 5

Termin wykonania  24.12.2012r.

 

§ 6

 

Zarządzenie wchodzi w życie w dniu podpisania.

 

 

 

 

 

Dyrektor Gimnazjum im. Feliksa Kikulskiego w Michalu

                                                   

                                                      Honorata Muszyńska Puzio

 

Załącznik nr 1 do zarządzenia  Nr 05-2012 z dnia 30 listopada 2012r. Dyrektora Gimnazjum im. Feliksa Kikulskiego w Michalu

 

 

 

Regulamin pracy komisji przetargowej

 

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

 

§ 1

1.      Niniejszy regulamin określa tryb działania komisji przetargowej (zwanej dalej „komisją”), powołanej dla przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych.

2.      W zakresie nieuregulowanym niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010r. Nr 113, poz.  759 z późn. zm.)

3.      Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o kierowniku zamawiającego należy przez to rozumieć osobę, która zgodnie z obowiązującymi przepisami, statutem lub umową, jest uprawniona do zarządzania zamawiającym, tj. dyrektora Gimnazjum.

 

Rozdział 2

Prawa i obowiązki członków komisji

 

§ 2

Obowiązki członków komisji

 

1.      Członkowie komisji rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.

2.      Do obowiązków członków komisji należy w szczególności:

1)      czynny udział w pracach komisji,

2)      niezwłoczne poinformowanie przewodniczącego komisji lub kierownika zamawiającego o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka komisji.

3.      Członkowie komisji nie mogą ujawnić żadnych informacji związanych z pracami komisji, w tym w szczególności informacji związanych z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert.

4.      Jeżeli w związku z pracami komisji członek komisji otrzymuje polecenie, które w jego przekonaniu jest niezgodne z prawem, godzi w interes zamawiającego lub interes publiczny, albo ma znamiona pomyłki, powinien przedstawić swoje zastrzeżenia w formie pisemnej kierownikowi zamawiającego.

5.      Członek komisji powinien również przedstawić w formie pisemnej swoje zastrzeżenia kierownikowi zamawiającego, jeżeli projekt dokumentu lub decyzji, będący przedmiotem prac komisji, w jego przekonaniu jest niezgodny z prawem, godzi w interes zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki.

6.      Członkowi komisji nie wolno wykonywać poleceń, ani czynności, których wykonanie stanowiłoby przestępstwo lub groziłoby niepowetowana stratą, nawet jeżeli otrzymał takie polecenie na piśmie.

§ 3

Prawa członków komisji

1.      Członkowie komisji mają prawo do uczestnictwa we wszystkich pracach komisji.

2.      Członkowie komisji mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą komisji, w szczególności do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych, protokołów i ich załączników, pism, itp.

3.      Członkowie komisji mają prawo do zgłoszenia w każdym czasie pisemnych zastrzeżeń odnoszących się do pracy komisji do kierownika zamawiającego.

 

§ 4

Oświadczenia o bezstronności

 

Kierownik zamawiającego, członkowie komisji przetargowej wykonujący czynności w danym postępowaniu, składają pisemne oświadczenie o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy, którego wzór stanowi załącznik do niniejszego regulaminu, niezwłocznie po powzięciu informacji dających podstawę do jego złożenia.

§ 5

Odwołanie członka komisji

 

1.      Odwołanie członka komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić wyłącznie z przyczyn określonych w ustawie.

2.      W przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy, nie złożenia takiego oświadczenia w terminie lub złożenie oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i występuje do kierownika  zamawiającego o odwołanie tego członka.

3.      Przewodniczący komisji wnioskuje do kierownika zamawiającego o odwołanie członka komisji w razie:

1)      Wyłączenia się członka komisji z jej prac,

2)      Nieusprawiedliwionej nieobecności członka komisji na dwóch kolejnych posiedzeniach komisji,

3)      Naruszenia przez członka komisji obowiązków wynikających z prac komisji,

4)      Zaistnienia innej przeszkody uniemożliwiającej jego udział w pracach komisji.

 

§ 6

Przewodniczący komisji

 

1.      Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji.

2.      Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:

1)      ustalenie planu pracy komisji ( harmonogramu),

2)      wyznaczenie miejsc i terminów posiedzeń komisji,

3)      prowadzenie  posiedzeń komisji,

4)      poinformowanie członków komisji o odpowiedzialności w przypadku naruszenia przepisów ustawy lub niniejszego regulaminu,

5)      odebranie  od członków komisji oświadczeń, o których mowa w § 4,

6)      podział pomiędzy członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym,

7)      nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

8)      informowanie kierownika zamawiającego o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

 

§ 7

Sekretarz komisji

 

1.      Do obowiązków sekretarza komisji należy:

1)     dokumentowanie na zlecenie przewodniczącego komisji czynności i decyzji podejmowanych przez komisję,

2)     organizowanie w uzgodnieniu z przewodniczącym posiedzeń komisji i informowanie w dowolnej formie o ich miejscu i terminie,

3)     opracowywanie projektów dokumentów przygotowanych przez komisję w zakresie zleconym przez przewodniczącego,

4)     obsługa techniczno-organizacyjna i sekretarska komisji,

5)     prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez przewodniczącego, w tym w szczególności przesyłanie na wniosek wykonawcy SIWZ,

6)     przedkładanie kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia projektów dokumentów przygotowanych przez komisję,

7)     piecza nad protokołem, ofertami oraz wszelkimi innymi dokumentami związanymi z postępowaniem o zamówienie publiczne, w trakcie jego trwania.

2.      Sekretarz nie jest członkiem komisji przetargowej, o ile wyraźnie nie zostanie powołany w jej skład.

 

§ 8

Tryb pracy komisji

 

1.      Komisja rozpoczyna pracę najwcześniej z dniem jej powołania.

2.      Powołanie komisji następuje na podstawie zarządzenia kierownika zamawiającego w formie pisemnej.

3.      Komisja kończy pracę z dniem podpisania umowy  o udzieleniu  zamówienia publicznego, które było przedmiotem postępowania lub z chwilą unieważnienia postępowania.

 

§ 9

Komisja podejmuje decyzje w drodze uzgodnienia (konsensusu), głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen członków komisji.

 

§ 10

 

Protokoły z posiedzeń komisji

1.      Efektem realizacji czynności i działań oraz decyzji komisji są stosowne pisma, bądź projekty pism składające się na dokumentacje postępowania.

2.      Z posiedzeń komisji sekretarz komisji, o ile przewodniczący komisji uzna to za celowe i konieczne, może sporządzić protokół zawierający w szczególności:

1)      oznaczenie miejsca i terminu posiedzenia oraz tematu,

2)      listę obecności członków komisji, biegłych i innych osób obecnych podczas posiedzenia,

3)      syntetyczny zapis czynności i decyzji podejmowanych przez komisję podczas posiedzenia.

3.      Protokół z posiedzeń komisji podpisuje sekretarz komisji.

§ 11

 

Protokół postępowania o zamówienie publiczne

 

1.      Protokół z postępowania o zamówienie publiczne wraz z załącznikami, o których mowa w art. 96 ust. 1 ustawy, na odpowiednich wzorach sporządza sekretarz komisji, a podpisują wszyscy obecni członkowie komisji.

2.      Brak podpisu któregokolwiek z członków komisji powinien zostać wyjaśniony w załączonej do protokołu notatce, podpisanej przez przewodniczącego i sekretarza komisji.

3.      Jeżeli  powodem braku podpisu są zastrzeżenia członka komisji, co do prawidłowości postępowania, do protokołu załącza się również złożone przez niego w formie pisemnej zdanie odrębne.

4.      Protokół z postępowania o zamówienie publiczne wraz z niezbędnymi załącznikami podlega zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego.

 

§ 12

 

Informowanie o pracach komisji

 

Do udzielania wyjaśnień i informowania o pracach komisji przetargowej uprawnieni są jedynie kierownik zamawiającego lub przewodniczący komisji.

 

Rozdział 4

 

Podstawowe czynności komisji przetargowej

 

 

§ 13

Przygotowanie postępowania

 

Na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja zobowiązana jest przygotować i przekazać do zatwierdzenia kierownikowi zamawiającego następujące dokumenty:

1)     opis przedmiotu zamówienia z udokumentowaniem wartości szacunkowej,

2)     propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem w przypadku wyboru innego trybu niż przetarg nieograniczony lub ograniczony,

3)     projekty wniosków, zawiadomień, informacji do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych lub innych organów, jeżeli zachodzi potrzeba uzyskania stosownych decyzji administracyjnych albo złożenia stosownych zawiadomień czy informacji,

4)     projekty ogłoszeń do publikacji,

5)     projekty specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

6)     inne niezbędne dokumenty.

 

§ 14

Udostępnianie dokumentacji przetargowej

 

Po ogłoszeniu postępowania sekretarz komisji:

1)     w wymaganych przypadkach publikuje na stronie internetowej Gimnazjum oraz na portalu Biuletynu Zamówień Publicznych ogłoszenie o przetargu i specyfikację istotnych warunków zamówienia,

2)     wydaje zainteresowanym  wykonawcom specyfikację istotnych warunków zamówienia na ich wniosek,

3)     przyjmuje i rejestruje zapytania oraz żądania wyjaśnień specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

4)     po zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, odpowiedzi, modyfikacji itp., w przypadkach wymaganych publikuje na stronie internetowej Gimnazjum i portalu Biuletynu zamówień Publicznych i przekazuje wszystkim wykonawcom, którzy pobrali specyfikację istotnych warunków zamówienia,

5)     w razie zwołania zebrania wykonawców prowadzi protokół zebrania,

6)     dokonuje innych niezbędnych czynności.

 

§ 15

Otwarcie ofert

 

Podczas otwarcia ofert przewodniczący komisji zobowiązany jest:

1)     zapewnić, aby otwarcie ofert  nastąpiło w miejscu i terminie, którym poinformowano wykonawców,

2)     przed otwarciem ofert podać kwotę jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

3)     przed otwarciem każdej z ofert sprawdzić i okazać obecnym na posiedzeniu stan zabezpieczenia ofert,

4)     zapewnić, aby oferty, które zostały złożone po wyznaczonym terminie ich składania nie były otwierane, a wykonawcy zostali o tym fakcie poinformowani,

5)     zapewnić, aby oferty złożone po terminie ich składania zostały zwrócone po upływie terminu na wniesienie protestu,

6)     po otwarciu każdej z ofert ogłosić i podyktować sekretarzowi do protokołu: nazwę (firmę), adres (siedzibę) wykonawcy, a także informacje dotyczące ceny oferty, jak również inne dane lub informacje niezbędne dla oceny ofert w zakresie przyjętych kryteriów oceny.

 

§ 16

Ocena i badanie ofert

Po otwarciu ofert komisja:

1)     ustala czy wykonawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego,

2)     żąda, jeśli to niezbędne, uzupełnienia oświadczeń i dokumentów przez wykonawców zgodnie z przepisami ustawy,

3)     wnioskuje do kierownika zamawiającego o wykluczenie wykonawców w przypadkach określonych ustawą,

4)     bada oferty złożone przez wykonawców niewykluczonych z postępowania oraz stwierdza czy nie podlegają one odrzuceniu,

5)     żąda, jeśli to ni niezbędne, udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert zgodnie z przepisami ustawy,

6)     poprawia w ofertach oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji  rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty; o poprawieniu omyłki informuję się wykonawcę, którego oferta została poprawiona, zgodnie z przepisami ustawy,

7)     wnioskuje do kierownika zamawiającego o odrzucenie oferty wykonawców w przypadkach przewidzianych ustawą,

8)     ocenia oferty nie podlegające odrzuceniu,

9)     przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej, wraz z uzasadnieniem i oceną punktową lub ewentualnym wykluczeniem, cz odrzuceniem, bądź występuje o unieważnienie postępowania,

10) dokonuje innych niezbędnych czynności.

 

§17

 

Wybór oferty najkorzystniejszej

1.      Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji, po szczegółowym zapoznaniu się z ofertami oraz opinii biegłych (jeżeli byli powołani).

2.      Indywidualna ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert oraz przyjętego sposobu ich oceny, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

3.      Jeżeli jedynym kryterium oceny ofert była cena, oferta wykonawcy z najniższą ceną spośród prawidłowych ofert złożonych w danym postępowaniu, uznana zostaje za najkorzystniejszą, a odzwierciedleniem tych czynności jest podpisanie przez członków komisji protokołu oraz przygotowanie streszczenia oceny i porównania złożonych ofert przez sekretarza komisji (druk ZP 21).

4.      Każdy z członków komisji sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny, jeżeli w postępowaniu przewidziano również inne kryteria niż cena na karcie indywidualnej oceny ofert (druk ZP 20), sporządzane jest streszczenie oceny i porównania złożonych ofert ( druk ZP 21).

5.      Przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami można odstąpić od pisemnego indywidualnego uzasadnienia oceny dokonanej przez członka komisji na karcie indywidualnej oceny ofert ( druk ZP 20).

6.      W przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, kierownik zamawiającego na wniosek przewodniczącego komisji może podjąć decyzję o zwiększeniu kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia poprzez zmianę na wniosku o uruchomieniu postępowania, potwierdzoną data i podpisem lub stosowną decyzją wyrażoną w formie pisemnej.

7.      W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy komisja występuje do kierownika zamawiającego o unieważnienie postępowania, przy czym pisemne uzasadnienie takiego pisma powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej oraz okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania.

8.      Podpisany przez członków komisji protokół wraz z załącznikami (druki ZP oraz inne pisma lub ich propozycje). Stanowi propozycję rozstrzygnięcia postępowania, kierowaną do kierownika zamawiającego.

 

§ 18

Postępowanie w przypadku wniesienia środków ochrony prawnej

 

1.      O wniesieniu przez wykonawców środków ochrony prawnej, tj: protestu, odwołania lub skargi, przewodniczący niezwłocznie informuje w dowolny sposób pozostałych członków komisji  i zwołuje posiedzenie komisji.

2.      Sekretarz komisji podejmuje stosowne czynności celem przekazania zainteresowanym informacji o wniesieniu przez wykonawców środków ochrony prawnej, zgodnie z przepisami ustawy.

3.      Wszystkie osoby biorące udział w postępowaniu po stronie zamawiającego zobowiązane są, na wezwanie przewodniczącego komisji, do udzielenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień, niezbędnych dla opracowania stosownego stanowiska zamawiającego.

4.      Rozstrzygnięcie protestu lub inne pisemne decyzje i informacje związane z wykorzystaniem przez wykonawców środków ochrony prawnej podpisuje kierownik zamawiającego.

5.      W przypadku wniesienia odwołania kierownik zamawiającego wyznacza pełnomocników na rozprawę przed Krajową Izbą Odwoławczą, zapewniając udział w niej przedstawicielom zamawiającego.

6.      W przypadku wniesienia skargi do sądu kierownik zamawiającego  wyznacza pełnomocników na rozprawę przed sądem, zapewniając udział w niej przedstawicielom zamawiającego.